Perbedaan antara OKR dan KPI dalam Penilaian Kinerja

Setiap organisasi terstruktur membutuhkan sebuah indikator untuk mengetahui efektivitas kinerja semua pihak yang terlibat di dalamnya, serta sejauh apa target telah tercapai. Inilah yang menjadi dasar dari terciptanya Key Performance Indicators (KPI) dan Objectives and Key Results (OKR). Keduanya sama-sama bertujuan untuk merencanakan dan mencapai target dalam jangka waktu tertentu, tapi ada beberapa aspek pada OKR yang tidak terdapat dalam KPI.

 

Berikut adalah perbedaan KPI dan OKR dalam penilaian kinerja:

 

  • KPI merupakan metrik kinerja yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan suatu organisasi tertentu. KPI dapat diterapkan untuk program, proyek, produk, maupun bentuk lainnya. Dengan menggunakan KPI, perusahaan dapat mengukur keberhasilan penjualan hingga pertumbuhan media sosial. Beberapa perusahaan sering kali menerapkan KPI yang digunakan oleh perusahaan lain sebagai indikator keberhasilannya. Padahal, ini merupakan tindakan yang keliru karena setiap perusahaan memiliki Objectives spesifik yang berbeda. Dampaknya, KPI yang ditetapkan justru tidak tercapai.

 

  • Berbeda dengan KPI, OKR menggambarkan Objectives tim dan perusahaan, serta Key Results yang menunjukkan sejauh apa Objectives telah tercapai. OKR mengandung Objectives yang lebih spesifik dan disertai langkah-langkah terukur untuk mencapai Objectives OKR tidak hanya diberikan dalam tingkat perusahaan, tapi juga pada tingkat tim hingga individu. Objectives yang tertera pada OKR biasanya memiliki jangka waktu selama tiga bulan hingga satu tahun. Metode ini diadopsi dari teknik perencanaan yang diterapkan oleh Intel dan Google.

 

  • KPI merupakan Lagging Indicator untuk menentukan hasil dari proses yang harus dicapai. Sedangkan OKR merupakan Leading Indicator untuk mengukur secara langsung nilai-nilai target yang dapat dimanipulasi yang mengarah pada pencapaian Lagging Indicator yang sama dengan Key Results dari OKR.

 

  • KPI adalah alat yang sebagian besar digunakan oleh pemimpin secara eksklusif untuk memimpin. Tujuannya adalah untuk pengendalian, bukan untuk manajemen aktif, perencanaan, dan desain. Di sisi lain, OKR dan pemahaman tentang kepemimpinan berhubungan dengan konsep, fokus pada faktor manusia dan menciptakan aktivasi yang lebih baik dari karyawan dengan menyampaikan tujuan yang memotivasi dan dapat dicapai, yang memberi pemahaman kepada karyawan mengenai konteks, tujuan, serta umpan balik yang sangat intens.

 

  • KPI adalah Business As Usual, yaitu tentang meningkatkan apa yang ada. Beberapa perusahaan bahkan tidak memiliki strategi, tetapi mereka memiliki model operasi yang saat ini sedang mereka gunakan, dan Business As Usual menghabiskan 100% waktu mereka. Sedangkan OKR adalah Proyek Strategis, yaitu tentang menciptakan apa yang akan terjadi. Eksekusi strategi (melaksanakan proyek strategis yang Anda pilih) mungkin akan memakan waktu sekitar 10% dari waktu Anda.

 

  • OKR adalah alat manajemen, bukan alat evaluasi karyawan. Beberapa perusahaan sering kali menerapkan KPI sebagai sarana untuk kenaikan gaji dan bonus (financial rewards), sedangkan OKR banyak digunakan sebagai alat promosi jabatan (non financial rewards).

 

 

 

 

Referensi:

https://www.google.com/amp/s/blog.results.com/kp-s-vs.-okrs-what-is-the-difference%3fhs_amp=true

https://www.workpath.com/en/magazine/okr-vs-kpi-a-delineation/

https://www.google.com/amp/s/www.perdoo.com/blog/okr-vs-kpi/amp/

Penetapan Objective OKR Lebih Baik daripada Pendekatan Lain

Ada banyak pendekatan untuk menetapkan Objective perusahaan, tetapi sedikit yang memiliki kelebihan dibandingkan dengan OKR (Objective dan Key Results). OKR dibangun di atas dua metode penetapan Objective yang sangat efektif, yaitu SMART dan MBO. OKR dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berkembang pesat saat ini dan lingkungan kerja yang bergerak cepat. OKR juga memusatkan penetapan Objective, mengukur, dan melacak hal yang paling penting bagi bisnis Anda yaitu Result.

 

Ada dua faktor yang secara spesifik membuat OKR jauh lebih efektif daripada pendekatan lain untuk penetapan Objective, yaitu:

 

  1. Penyelarasan (Cascading)

Pertimbangkan prioritas bisnis yang paling penting. Mungkin Objective Anda adalah untuk menumbuhkan pendapatan atau membangun basis pelanggan Anda. Ini adalah Objective paling penting yang ingin Anda tuju sebagai seorang eksekutif, tetapi ketika semua orang di organisasi memiliki daftar prioritas yang tidak cocok dengan Anda, maka Objective Anda mungkin tidak akan tercapai.

 

OKR memecahkan masalah ini melalui penyelarasan Objective dengan cara kerja sebagai berikut:

 

  • Tinjau Objective Perusahaan. Sebelum awal kuartal, para eksekutif sebaiknya berkolaborasi untuk membahas Objective Maksimal 3-5 Objective triwulan akan ditentukan.
  • Cascade Down. Setelah Objective perusahaan ditentukan, mereka akan diturunkan ke tingkat departemen, tim, dan individu. Dengan begitu, setiap orang atau kelompok akan melakukan pekerjaan sepanjang kuartal yang mendukung Objective
  • Objective Berkolaborasi tidak hanya ditetapkan oleh para manajer dan eksekutif. Sebaliknya, karyawan dan manajer dapat berkolaborasi untuk menentukan Objective
  • Dorong Beberapa Objective Bottoms-Up. Agar karyawan dapat menerima dan berkomitmen terhadap Objective, dorong mereka untuk menetapkan beberapa Objective mereka sendiri. Sementara Objective masih harus didiskusikan dan disetujui oleh manajer, karyawan diberi kesempatan untuk berperan aktif dalam proses penetapan

 

  1. Langkah Kecil

Hal penting dari Key Results adalah apa yang membuatnya sangat efektif karena Key Results memecah Objective menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Mereka juga perlu didefinisikan dengan jelas sehingga memudahkan karyawan dan manajer untuk melacak kemajuan.

 

Untuk memaksimalkan efektivitas, setiap langkah kecil atau “KR” juga harus:

 

  • Specific. Selalu gunakan bahasa tertentu saat menyusun Key Results dan Objective Misalnya, mengatakan bahwa Anda ingin “menumbuhkan bisnis” masih belum cukup spesifik. Untuk mengetahui apa yang harus dicapai dan dijalankan OKR Anda dengan presisi, Anda perlu bahasa yang jelas dan ringkas.
  • Measureable. OKR yang terukur harus selalu diukur dengan Misalnya, jika Objective Anda adalah: Menyelesaikan X Proyek PR di Q2 untuk meningkatkan kesadaran merek, maka Key Results yang mungkin adalah: Menyelesaikan X Proyek PR di Q2 pada akhir April. Setelah itu, Anda dapat memecah Key Results menjadi taktik dan tugas.
  • Aggressive. OKR menargetkan Objective yang agresif dan ambisius, yang dikenal dengan sebutan moonshots atau stretch goals. Target aspirasionalnya adalah mencapai 60-70% dari Objective
  • Relevant. Apa yang paling penting bagi perusahaan Anda saat ini? Apakah Objective Anda menentukan prioritas paling penting untuk ditangani pada saat ini? Apakah sekarang waktu yang tepat, atau adakah tindakan lain yang harus diprioritaskan?
  • Time-bound. Selalu berikan batas waktu untuk setiap Key Results. Tentukan apa yang bisa dilakukan dalam enam minggu, apa yang bisa dilakukan dalam sebulan, seminggu, dan sehari. Ini akan membantu Anda mencapai Objective yang lebih besar dan tindakan inilah yang membuat OKR begitu kuat.

 

 

 

 

Referensi:

2 Reasons Why OKR Goal Setting is Better than any Other Approach

7 Reasons Why Google Uses OKRs (and Why You Should, too)

OKR’s Superpowers Bagian 2

Artikel Transformasi Manajemen Indonesia - transformindo.com

Tidak bisa dipungkiri bahwa dewasa ini segalanya berubah dengan sangat cepat. Mereka menyebutnya VUCA, dunia yang volatile, uncertain, complex, dan ambigu. Bayangkan saja, berapa banyak raksasa bisnis yang gulung tikar atau menghilang dari eksistensinya di dunia bisnis karena tidak mampu menghadapi persaingan yang dinamis dan cepat. Sebut saja, Kodak, Nokia, Yahoo, atau baru-baru saja Blackberry yang mengumumkan secara resmi pemberhentian operasinya secara total. Semua perusahaan besar ini tertinggal oleh pesaing-pesaingnya yang sangat luwes bergerak dan berlari mengejar sasaran mereka.

 

Di tengah situasi global tersebut, rencana perusahaan dapat berubah secara drastis, kapan pun! Ya, kapan pun! Bisa di tengah tahun, di kuartal pertama, atau bahkan di minggu depan. Untuk itu, setiap orang harus dapat menyesuaikan diri dan bergerak dengan cepat untuk menyesuaikan sasaran mereka dan menyelaraskan aktivitasnya.

 

Beberapa sistem manajemen dapat menjadi sangat kaku dalam pelaksanaannya dan menyebabkan organisasi sulit (atau dalam beberapa kasus, enggan) untuk menyesuaikan diri, merumuskan kembali, dan menyelaraskan sasaran-sasaran mereka. Tidak halnya dengan OKR, dengan periode yang lebih singkat (dua hingga tiga bulan) setiap sasaran dalam OKR dapat ditinjau kembali dan diformulasikan sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. OKR merupakan pilihan metode terbaik untuk jangka waktu singkat. Metode ini dapat disandingkan dengan sistem-sistem lain dalam perusahaan, seperti Balance Scorecard atau KPI, maupun berdiri sendiri sebagai sistem tunggal yang digunakan untuk mengelola sasaran dan mengukur progres dan pencapaian sasaran tersebut.

 

Salah satu karakteristik yang dimiliki oleh OKR adalah Continuous Performance Management, dimana OKR menggunakan feedbacks dan recognition sebagai alat untuk membuat pemilik OKR lebih fokus dalam mengeksekusi inisiatif yang dicanangkan. Dengan kurun waktu yang lebih pendek (antara 1-3 bulan) dan pengawasan yang dilakukan secara periodik setiap satu atau dua minggu sekali, OKR memiliki keunggulan dibandingkan dengan sistem manajemen sasaran lain yang umumnya evaluasinya dilakukan secara semester atau tahunan.

 

Ada empat alasan utama yang menjadi kekuatan OKR ketika perusahaan menggunakan metode ini. Keempat hal itu adalah Focus – Align – Track – dan Stretch. Di artikel sebelumnya kita sudah membahas 2 Superpowers yaitu Focus dan Align. Sekarang, kita mengeksplorasi dua Superpowers berikutnya:

  • Superpower #3, Track for Accountability. 
    Tidak ada bias dalam akuntabilitas OKR. Setiap pemilik OKR bertanggung jawab untuk memastikan pencapaian OKR-nya.  Key Results (KR) dalam OKR adalah data riil yang harus dapat diukur dan dikuantifikasi. Data KR dapat berupa persentase (%), jumlah (#), atau nilai uang (Rp), yang memperlihatkan pencapaian atau progres yang dihasilkan. Setiap progres adalah fakta dan data riil yang harus didokumentasikan oleh pemegang OKR. Data ini juga yang dijadikan sebagai dasar untuk mengevaluasi, apakah sasaran yang ditetapkan sudah tepat, ataukah perlu dilakukan penyesuaian. Tidak perlu berkecil hati ketika Anda belum dapat mencapai target Anda. Identifikasi data dan informasi yang terekam, pelajari, perbaiki, dan move on.
  • Superpower #4, Stretch for Amazing. 
    Ada satu hal yang unik dalam penerapan OKR dan agak kurang lazim. John Doerr tidak menyarankan OKR dikaitkan dengan gaji, bonus atau apa pun bentuknya yang terkait dengan pendapatan karyawan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa setiap orang benar-benar terpacu dan memiliki ambisi untuk mengejar sasarannya, bukan hanya sekedar termotivasi karena faktor kompensasi atau bonus.

    OKR membuat setiap orang memiliki aspirasi yang besar. Google menyebutkan sebagai Moon-shots, istilah yang digunakan untuk sesuatu yang tampaknya sulit dicapai, namun membuat kita super agresif untuk mengejarnya. Sebagai contoh, Google selalu mencoba mencapai 10 kali pertumbuhan dari posisi mereka saat ini, namun walaupun hanya mencapai 3 kali pertumbuhan pun, itu sudah cukup baik. Jika berhasil mencapai 60-70%, hal itu dianggap sebagai Extraordinary Performance.

 

Tampaknya istilah dari Les Brown “Shoot for the moon and if you miss you will still be among the stars” benar-benar terefleksi dalam OKR.

 

Referensi:

OKR’s Superpowers Bagian 1

Artikel Transformasi Manajemen Indonesia - transformindo.com

Dengan mengedepankan pentingnya fokus dan transparansi dalam mencapai tujuan, OKR menjadi alat yang digunakan oleh banyak perusahaan start-up dalam mencapai sasaran strategis perusahaan. Di beberapa perusahaan besar seperti Linkedin dan Google, OKR menjadi alat yang powerful dalam mendongkrak performa bisnis. Bahkan Larry Page, salah satu pendiri search engine yang paling sukses, memberi apresiasi kepada OKR sebagai “salah satu kunci kesuksesan Google”.

Sebut saja perusahaan-perusahaan seperti Accenture, Adobe, Amazon, Baidu, Cap Gemini, Dell, Deloitte, Dropbox, Eli Lily, Facebook, Gap, GE, LG, LinkedIn, Microsoft, Netflix, Oracle, Panasonic, Spotify, Twitter, Viacom, Yahoo, dan Zynga. Dari perusahaan tradisional sampai modern, industri konsultan hingga peritel, dari bisnis puluhan hingga ratusan ribu karyawan, mereka menggunakan OKR untuk mengeksekusi rencana-rencana bisnis mereka.

Kalau kita mempelajari lebih jauh alasan perusahaan-perusahaan raksasa dunia ini menggunakan OKR, kita akan menemukan ada 4 alasan terbesar mengapa OKR menjadi alat yang sangat berpengaruh. Inilah yang dijabarkan dalam Four Points of OKR’s Superpowers. Dalam artikel ini, kita akan membahas dua di antaranya:

  • Superpower #1, Focus and Commit to Priorities. 

Salah satu hal penting yang harus diingat dalam penerapan metode OKR adalah FOKUS. Fokus membuat setiap individu dapat memusatkan energi dan perhatiannya untuk melihat dan mengejar sasaran dengan lebih jelas. Demikian juga ketika kita menerapkan OKR, kita dapat fokus apabila kita hanya menetapkan 1 hingga 3 Objectives dan 3 hingga 5 Key Results sehingga kita benar-benar memilih hal yang perlu diprioritaskan. Tentu saja, setiap Key Results harus memiliki inisiatif-inisiatif yang relevan dan bisa dicapai.

Andy Grove berkata “kita harus menyadari bahwa bila kita mencoba untuk fokus pada semua hal, artinya sama dengan kita tidak fokus pada apapun”. Hal ini sekali lagi menyadarkan kita tentang pentingnya prioritas. Ketika kita sudah menaruh komitmen untuk mengejar sasaran tertentu, maka kita harus mengesampingkan peluang untuk menaruh komitmen pada hal lain yang dapat mendistraksi kita dari sasaran utama yang hendak dituju.

Sistem transparansi dalam OKR juga membantu setiap bagian untuk mengetahui prioritas utama organisasi selama tiga bulan ke depan atau satu tahun ke depan sehingga setiap bagian dapat menetapkan dan menyelaraskan prioritas kerjanya masing-masing dengan prioritas perusahaan.

  • Superpower #2, Align and Connect for Teamworks.

Bila memungkinkan bagi Anda, tanyakan kepada tim Anda atau rekan kerja Anda, apakah mereka memahami apa rencana atau strategi bisnis perusahaan? Dan, apa kontribusi mereka untuk merealisasikan rencana tersebut? Sebuah studi mengatakan bahwa hanya 7% karyawan yang benar-benar memahami strategi bisnis perusahaan dan kontribusi apa yang diharapkan dari mereka.

Hal inilah yang coba untuk dieliminasi oleh metode OKR. Dengan menerapkan sistem yang transparan, setiap orang dapat melihat Objectives orang lain dan mengaitkan sasaran kerja dan inisiatif mereka untuk selaras dengan Objectives tersebut. Dalam sistem OKR, bahkan staf junior pun dapat melihat apa Objectives atasannya, bahkan hingga tingkat CEO. Setiap saran, kritik, dan masukan perbaikan sudah dibawa naik ke atas permukaan dan dapat diketahui oleh semua orang dalam organisasi.

Di dalam OKR, proses penyelarasan itu sendiri dapat dilakukan dengan dua cara, baik secara top-down (menurunkan sasaran dari yang paling atas hingga ke bawah), maupun secara bottom-up (dari bawah ke atas) sehingga setiap Objectives dapat terhubung dan selaras.

Kedua Superpowers di atas menjelaskan bagaimana organisasi dan karyawan dapat fokus pada hal-hal yang menjadi prioritas atau sasaran kunci dan membuat seluruh organisasi dapat bergerak secara selaras untuk mencapai sasaran tersebut.

 

Berlanjut ke artikel selanjutnya …

 

 

Referensi:

Santoso, T.  (2018), Menentukan Tujuan dan Cara Mengukurnya, available at: https://swa.co.id/swa/review/menentukan-tujuan-dan-cara-mengukurnya

Doerr, J. (2018), Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the Worls with OKRs, Penguin.

Business Book Reviewer, available at: https://businessbookreviewer.com/2018/08/28/review-measure-what-matters/

Cara Mengukur Budaya Organisasi yang Efektif

Artikel Transformasi Manajemen Indonesia

Seorang direktur manajemen perubahan sebuah BUMN bertanya apakah pemikiran direktur utamanya benar atau tidak. Dirut tersebut berpendapat bahwa jika budaya perusahaan dalam status yang ideal, maka pendapatan perusahaan akan meningkat 200% – 300% dalam setahun. Budaya perusahaan memang memiliki korelasi dengan peningkatan pendapatan perusahaan, tetapi jangan sampai kita serta merta mereduksi semua proses bisnis yang lain, seperti: inovasi produk dan layanan, kebijakan penetapan harga, strategi pemasaran, dan lain sebagainya. Namun, jika seperti yang telah kita sepakati, bahwa karyawan dengan tingkat engagement yang tinggi akan memberikan kontribusi terbaiknya, maka benarlah jika budaya menjadi faktor pendorong terciptanya kinerja produktif yang mampu melebihi batas normal.

Lalu, bagaimana kita bisa mengatakan bahwa budaya yang kita harapkan sudah terbentuk? Apakah pertumbuhan pendapatan dapat kita klaim sebagai tolok ukurnya? Kami yakin akan terjadi perdebatan sengit antar divisi jika Anda mengatakan bahwa peningkatan atau penurunan pendapatan semata akibat dari budaya kerja. Jawabannya terdapat dalam respons Anda terhadap pertanyaan berikut ini:

  1. Perilaku apa yang akan hilang jika budaya perusahaan sesuai dengan apa yang kita harapkan?
  2. Perilaku apa yang muncul jika budaya perusahaan sesuai dengan apa yang kita harapkan?
  3. Masalah apa yang akan hilang jika perilaku dalam perusahaan selaras dengan budaya yang kita harapkan?

Ya, sesederhana itu… kembali pada titik awal ketika kita mengidentifikasi ada yang salah dengan budaya perusahaan, biasanya kita merujuk pada serangkaian perilaku teramati yang dinilai kontraproduktif. Karena itu, sebelum kita mengaitkannya dengan tolak ukur lainnya, tiga poin di atas adalah indikator yang utama dalam mengenali keberhasilan perubahan budaya. Mengapa tiga hal di atas harus terjadi? Jika kita telusuri lebih lanjut, maka semuanya akan bermuara pada tiga hal, yaitu:

  1. Pencapaian finansial
  2. Pertumbuhan organisasi
  3. Proses bisnis

Kami berharap di sini kita bisa memiliki sistematika berpikir yang benar dalam mengukur keberhasilan perubahan budaya. Namun, apakah mungkin perilaku-perilaku anggota organisasi yang sudah sesuai dengan yang diharapkan, tetapi hasilnya masih berbanding terbalik dengan 3 nilai di ujung satunya? Jawabannya mungkin akan mengecewakan Anda, tetapi kemungkinan itu masih bisa terjadi karena jelas kita tidak dapat mengabaikan faktor eksternal seperti force majeure, kebijakan pemerintah, kondisi ekonomi makro, dan persaingan disruptif. Namun, organisasi dengan budaya yang sehat akan memberikan respons yang tepat terhadap krisis dan kegagalan, jauh lebih baik dibandingkan perusahaan dengan budaya yang buruk.

Budaya juga berkaitan erat dengan engagement karena jika karyawan dengan level engagement yang tinggi akan memberikan kontribusi yang positif, maka ini menjadi penting. Khususnya setelah kita memahami bahwa level aktivitas employee engagement yang tinggi terbentuk karena budaya yang sehat. Dengan pemahaman ini, maka employee engagement juga menjadi tolok ukur keberhasilan perubahan budaya.

Budaya yang sehat memiliki beberapa indikator yaitu:

  1. Keseragaman persepsi akan visi, misi, dan nilai-nilai para anggota organisasi dibandingkan dengan pernyataan resmi yang dirilis manajemen
  2. Intensitas perilaku merusak (toxic behaviour) yang dipersepsikan seluruh anggota organisasi
  3. Kepercayaan anggota organisasi akan pentingnya program pengembangan budaya.

Pada dasarnya ada 3 tipe aspirasi terhadap program pengembangan budaya, yaitu:

  • Unbelievers – Mereka yang sejak awal menilai budaya perusahaan adalah hal yang tidak penting untuk dipikirkan, mengganggu tatanan yang sudah terbentuk, dan cenderung menganggapnya sebagai pengganggu.
  • Agnostic – Mereka yang percaya bahwa budaya adalah hal yang baik untuk diperhatikan, tetapi bukan sesuatu yang krusial.
  • Believers – Orang-orang yang sangat percaya bahwa program budaya adalah hal yang strategis dan kunci dari kemajuan dan kesejahteraan perusahaan. Mereka akan sangat aktif terlibat dan mempromosikan program-program yang berkaitan dengan budaya.

Secara praktis, program-program kerja untuk mengembangkan budaya memiliki misi yang terkait dengan tiga indikator di atas, yaitu:

  1. Memastikan orang-orang dalam organisasi memiliki pemahaman dan rasa memiliki yang sama akan visi, misi, dan nilai-nilai inti perusahaan
  2. Mengurangi intensitas perilaku merusak (toxic behaviour) yang didahului dengan merumuskan daftar perilaku yang diturunkan dari definisi nilai-nilai utama perusahaan
  3. Memperbanyak komposisi Believers dalam organisasi/ perusahaan.

Ketiga indikator di atas diukur dengan instrumen yang berbeda namun sama-sama dilakukan pada awal dan akhir periode implementasi program.

Mengapa Google Menggunakan OKR dan Mengapa Anda Seharusnya Juga

Artikel Transformasi Manajemen Indonesia

Hampir semua eksekutif dan manajer ingin meniru kesuksesan Google. Namun, masih ada banyak pemimpin bisnis yang lalai untuk mengikuti langkah yang sama dengan yang Google lakukan untuk mencapainya. Secara khusus, Eksekutif Google menghargai sebagian besar dari kesuksesan mereka untuk OKR (Objective dan Key Results).

Berikut 7 alasan kuat mengapa Google menggunakan OKR dan mengapa Anda perlu mulai menggunakannya juga:

  1. Memberikan kejelasan dan arahan

Sering kali, Objective tidak tercapai karena dua alasan:

  • Karyawan tidak yakin apa yang sebenarnya perlu mereka lakukan untuk mencapainya
  • Objective tidak jelas sejak awal.

Google menggunakan OKR untuk mengatasi kedua masalah ini. Karena Objective disusun menggunakan kriteria SMART (Specific, Measurable, Aggressive, Relevant, and Time-bound), maka mereka sudah jelas dari awal dan dengan demikian memberikan kejelasan 100%. Selain itu, bagian Key Results dari OKR memfasilitasi penguraian Objective menjadi langkah-langkah yang lebih detil, yang memberi tahu karyawan tentang apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan Objective dalam jangka waktu yang ditentukan.

  1. Menghubungkan tim dan individu

Kolaborasi antar departemen dan tim menjadi lebih mudah dengan OKR. Google menerapkan OKR secara transparan sehingga semua kontributor individual dapat melihat apa yang sedang dilakukan rekan kerja dan tim mereka. Dengan begitu, ketika seseorang membutuhkan masukan atau bantuan dari anggota tim lain atau rekan di departemen lain, mereka akan lebih terdorong untuk memberikan bantuan. Setiap orang memahami tentang bagaimana Objective individu mendukung Objective perusahaan sehingga koneksi dan kolaborasi yang berkelanjutan menjadi lebih mudah. Ini menciptakan dampak positif pada budaya perusahaan secara keseluruhan dan mendorong rasa komitmen terhadap Objective organisasi.

 

  1. Menyelaraskan semua upaya dengan Objective perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kontributor di semua tingkatan yang berbeda sehingga dapat dimengerti bahwa tidak semua OKR akan dianggap sebagai prioritas utama perusahaan. Dengan demikian, setiap OKR individu harus mendukung OKR perusahaan. Manajer Google memastikan bahwa isu ini dapat diatasi dengan berkolaborasi dengan rekan kerja untuk membuat konsep OKR yang top-down dan bottom-up.

 

  1. Mendorong disiplin

Eksekutif Google Rick Klau mengutip sebuah insiden di mana karyawan Google dipanggil karena tertinggal dalam OKR mereka. Setelah itu, manajer karyawan mengirimkan email ke seluruh tim dan secara terbuka mempermalukan mereka yang malas. Anda dapat menggunakan hal ini untuk menanamkan rasa disiplin dalam tim Anda. Biarkan mereka tahu bahwa sebagai individu, mereka bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas dan taktik yang ditetapkan oleh OKR mereka, dan bahwa ketertinggalan akan menghambat kemajuan seluruh tim dan perusahaan secara keseluruhan.

 

  1. Mendukung manajemen kinerja yang sedang berlangsung

Eksekutif Google menyukai fakta bahwa proses OKR bersifat siklus. Ketika triwulan berakhir, batch baru OKR diperkenalkan. Ini sejalan dengan kerangka kerja manajemen kinerja yang sedang diterapkan saat ini. Memberikan pelatihan dan umpan balik yang berkelanjutan, menghadirkan peluang pertumbuhan kepada karyawan, memberi penghargaan, dan mengenali karyawan atas upaya mereka: semuanya mustahil tanpa terlebih dahulu menetapkan dan melacak OKR.

 

  1. Mengikuti formula tertentu

Metodologi OKR adalah formula yang membantu Google untuk tetap di jalur. Dibutuhkan pendekatan strategis untuk Objective dan memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan terukur dengan formula yang ditentukan, yang dapat ditinjau kembali setiap kali OKR baru perlu disusun. Google menggunakan kerangka waktu triwulan untuk OKR dan mendorong karyawan untuk menetapkan tidak lebih dari lima Objective dan tidak lebih dari lima Key Results untuk masing-masing Objective. Setiap minggu, karyawan harus mencapai sekitar 10% OKR mereka.

 

  1. Mendorong keterlibatan dan pertumbuhan karyawan

Google ingin karyawannya merasa tidak nyaman dengan OKR mereka; jika tidak, itu berarti OKR mereka kurang menantang. Meskipun beberapa OKR harus merupakan Moonshots Objective (aspirasional), namun penting juga untuk tidak menurunkan motivasi karyawan sejak awal dengan Objective yang tidak realistis. Menggabungkan beberapa Objective yang menantang (yang mengharuskan karyawan untuk sepenuhnya terlibat, menggunakan kekuatan mereka, dan mendorong lebih jauh) dengan Objective operasional yang tidak terlalu sulit untuk dicapai, itu dapat menjadi solusi. Dengan begitu, mereka tidak akan merasa terbebani oleh beberapa OKR yang sepenuhnya ambisius karena ada beberapa Objective yang realistis juga.

Referensi:

2 Reasons Why OKR Goal Setting is Better than any Other Approach

7 Reasons Why Google Uses OKRs (and Why You Should, too)

APA YANG UNIK TENTANG OKR?

Mengadopsi OKR adalah sebuah perjalanan, bukan event. Seperti yang ada di dalam transformasi budaya apa pun, perubahan tidak terjadi dalam semalam, tetapi modifikasi dinamika perusahaan terjadi dalam beberapa bulan dengan menyelaraskan dan melibatkan tim. Setiap perusahaan atau tim dapat mengadopsi OKR dan membuat versi yang berbeda dengan mengikuti beberapa konsep utama yang unik, antara lain:

  • Tujuan yang Agile

OKR mengambil pendekatan yang lebih agile daripada menggunakan perencanaan statis tahunan. Dengan menggunakan siklus objective yang lebih pendek (triwulan), perusahaan dapat beradaptasi dan merespons perubahan.

  • Kesederhanaan

Menggunakan OKR sangat sederhana dan mudah dimengerti. Intel menetapkan tujuan setiap bulan, yang membutuhkan proses yang ringan. Perusahaan yang mengadopsi OKR mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menetapkan tujuan. Hasilnya, mereka menginvestasikan sumber daya mereka dalam mencapai tujuan mereka dan bukan untuk menetapkan saja.

  • Transparansi

Tujuan utama OKR adalah menciptakan keselarasan dalam organisasi. Untuk melakukannya, OKR bersifat terbuka (transparan) untuk semua tingkatan perusahaan – setiap orang memiliki akses ke OKR orang lain.

  • Tempo yang Berstruktur

OKR memahami bahwa strategi dan taktik memiliki tempo alami yang berbeda karena cenderung berubah lebih cepat. Untuk mengatasi ini, OKR mengadopsi ritme yang berbeda:

    • Tempo strategis dengan level tinggi, jangka panjang OKR untuk perusahaan (biasanya tahunan).
    • Tempo taktis dengan OKR jangka pendek untuk tim (biasanya setiap tiga bulan).
    • Tempo operasional untuk hasil dan inisiatif pelacakan OKR (biasanya setiap minggu).
  • Penyelarasan Dua Arah

Model top-down cascading yang tradisional membutuhkan terlalu banyak waktu dan tidak menambah nilai. Itu sebabnya OKR tidak diturunkan. OKR menggunakan pendekatan berbasis pasar yang secara bersamaan adalah bottom-up dan top-down. Perusahaan menetapkan OKR strategis yang harus digunakan masing-masing tim untuk menyusun OKR taktis mereka. OKR taktis harus sejalan dengan strategi perusahaan dan tim lain. Sekitar 60% OKR ditetapkan secara bottom-up dalam kesepakatan dengan para manajer. Model ini meningkatkan keterlibatan sambil menciptakan pemahaman yang lebih baik tentang strategi. Ini juga membuat prosesnya lebih sederhana dan lebih cepat karena Anda tidak akan menghabiskan waktu untuk “menurunkan target”.

  • Sasaran yang Ambisius: Moonshots & Stretch Goals

Filosofi di balik OKR adalah jika perusahaan selalu mencapai 100%, maka objective itu terlalu mudah. Sebaliknya, OKR menargetkan objective yang berani dan ambisius. Selain objective yang aspirasional, OKR memungkinkan tim untuk menetapkan objective yang menantang. Objective membuat tim memikirkan kembali cara mereka bekerja untuk mencapai kinerja yang maksimum. Objective OKR yang ambisius dikenal dengan sebutan moonshots atau stretch goals. Rekomendasi umum adalah rata-rata Anda hanya mencapai 60-70% dari objective tersebut. Tetapi itu tidak berlaku untuk semua OKR karena beberapa objective harus dapat diprediksi.

 

  • Decoupling Rewards

Memisahkan OKR dari kompensasi dan promosi sangat penting untuk memungkinkan objective yang ambisius. Karyawan perlu mengetahui bahwa mereka tidak akan kehilangan gaji/ bonus jika mereka menetapkan objective yang ambisius. Perusahaan harus menghargai karyawan berdasarkan dampaknya terhadap bisnis. OKR adalah alat manajemen, bukan alat evaluasi karyawan.

 

 

Referensi:

John Doerr; Measure What Matters; How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the Worls with OKRs

https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/

APA ITU OKR?

SEJARAH OKR

OKR singkatan dari Objective dan Key Result, merupakan suatu goal management framework yang berjalan dari tahun 1970-an, namun populer pada tahun 1999 saat John Doerr memiliki proyek Manajemen Kinerja dengan Google. OKR sendiri berkembang dari konsep MBO atau Management by Objective yang dipopulerkan oleh guru manajemen dunia, Peter Drucker.

OKR diciptakan oleh Andy Groove, yaitu seorang petinggi Intel yang merasa perlu membuat ukuran kinerja yang mendorong eksekusi strategi. Pada tahun 1975, John Doerr, pada saat itu seorang tenaga penjualan yang bekerja untuk Intel, menghadiri kursus internal Intel yang diajarkan oleh Andy Grove yang memperkenalkannya pada teori OKR. Pada tahun 1999 Doerr, yang pada saat itu bekerja untuk Kleiner Perkins Caufield & Byers – sebuah perusahaan modal ventura, memperkenalkan gagasan OKR ke perusahaan rintisan Kleiner Perkins Caufield & Byers yang telah berinvestasi di Google. Gagasan itu mulai berlaku dan OKR dengan cepat menjadi pusat budaya Google sebagai “metodologi manajemen yang membantu memastikan bahwa perusahaan memfokuskan upaya pada masalah penting yang sama di seluruh organisasi.”

Larry Page, CEO Alphabet dan salah satu pendiri Google, memuji OKR dalam kata pengantar untuk buku Doerr: “OKR telah membantu membawa kami ke pertumbuhan sepuluh kali, berkali-kali lipat. Mereka telah membantu membuat misi kami yang berani untuk ‘mengorganisir informasi dunia’ menjadi mungkin, bahkan dapat dicapai. Mereka telah membuat saya dan anggota perusahaan lainnya tepat waktu, dan tepat waktu menjadi hal yang paling penting.” Sejak menjadi populer di Google, OKR telah diimplementasi oleh beberapa organisasi start-up teknologi serupa lainnya termasuk LinkedIn, Twitter, Uber, Spotify, dan Airbnb. Sistem OKR ternyata tidak hanya untuk perusahaan digital. Walmart, Target, The Guardian, Dun dan Bradstreet, dan ING Bank juga menggunakan OKR.

Mirip dengan Balanced Scorecard, OKR memerlukan adanya Objective untuk melahirkan ukuran kinerja yang melambangkan pencapaian sasaran strategis tersebut. Agak berbeda dengan konsep Manajemen Kinerja yang fokus pada ukuran kuantitatif, OKR menuntut adanya Objective yang akan memandu manajemen untuk membuat suatu ukuran yang disebut dengan Key Result. OKR dapat dibagikan di seluruh organisasi dengan maksud memberikan kejelasan tujuan kepada tim dengan maksud untuk menyelaraskan dan memfokuskan upaya. OKR biasanya ditetapkan di tingkat perusahaan, tim, dan pribadi.

 

KOMPONEN OKR

Tujuan yang tepat harus menggambarkan apa yang akan Anda capai dan bagaimana Anda akan mengukur pencapaiannya. Kata-kata kunci di sini adalah “diukur dengan” karena pengukuran adalah apa yang membuat tujuan menjadi tujuan. Tanpanya, Anda tidak memiliki tujuan, yang Anda miliki hanyalah keinginan.

Formula Doerr adalah cara terbaik untuk menjelaskan struktur OKR:

Saya akan (Objective) yang diukur dengan (set of Key Results).

Jadi, seperti namanya, OKR memiliki dua komponen, yaitu:

  • Objective adalah deskripsi kualitatif yang menjelaskan tentang apa yang ingin Anda capai. Objective harus singkat, inspirasional, dan menarik. Objective harus memotivasi dan menantang tim
  • Key Results adalah serangkaian metrik yang mengukur kemajuan Anda menuju Objective. Untuk setiap Objective, Anda harus memiliki 3 hingga 5 Key Results. Semua Key Results harus kuantitatif dan terukur. Seperti yang dikatakan Marissa Mayer, mantan Wakil Presiden Google: “Jika tidak memiliki angka, itu bukan Key Results.”

Referensi:

John Doerr; Measure What Matters; How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the Worls with OKRs

https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/

Bagaimana OKR dan KPI berkolaborasi?

Artikel Transformasi Manajemen Indonesia

KPI dan OKR merupakan alat-alat manajemen, yang membantu mengukur pencapaian Objectives di dalam organisasi dan dapat didefinisikan untuk berbagai tingkat dan fungsi perusahaan. Meski memiliki bentuk yang berbeda, KPI dan OKR sama-sama merupakan indikator penting untuk mengetahui kemajuan suatu perusahaan. Keduanya juga berguna untuk memacu setiap pihak yang terlibat dalam perusahaan untuk lebih produktif sambil tetap mempertahankan target yang realistis.

Berikut cara OKR dan KPI berkolaborasi:

  • KPI dapat berfungsi sebagai sumber inspirasi ketika mendefinisikan OKR baru. KPI dapat memberikan informasi bahwa Anda memiliki masalah, dan Anda memerlukan OKR untuk memperbaikinya. Objectives yang bagus berkontribusi pada Objectives akhir perusahaan Anda atau memperbaiki masalah dalam perusahaan Anda. Lihatlah tabel KPI Anda sebagai indikator mobil Anda. Indikator tersebut dapat memberitahu Anda jika mobil Anda masih memiliki cukup oli, jumlah bahan bakar yang tersisa, dan suhu mesinnya tidak terlalu panas. OKR adalah perangkat lunak navigasi Jika level bahan bakar (KPI) menunjukkan Anda kehabisan bensin, Anda memerlukan perangkat lunak navigasi untuk membawa Anda ke pompa bensin terdekat.
  • KPI membantu memantau kinerja dan mengidentifikasi masalah dan bidang untuk perbaikan, sedangkan OKR membantu memecahkan masalah, meningkatkan proses, dan mendorong inovasi. Anda membutuhkan keduanya. Sebenarnya kita bisa menggabungkan kedua buah alat Dengan menggunakan OKR, kita akan lebih mudah dan lebih jelas dalam menuju goals kita. Dengan dibantu KPI, kita dapat mempermudah memantau aktivitas-aktivitas yang dilakukan.

 

  • KPI mengukur keberhasilan proses atau kegiatan yang sudah ada. Sering kali KPI yang memerlukan perbaikan akan menjadi titik awal untuk menciptakan OKR, dan itu akan menjadi Key Results dari Objectives.

Karena ruang lingkup yang saling melengkapi, OKR merupakan sahabat KPI. Cara terbaik untuk menunjukkan bagaimana mereka bekerja sama adalah dengan memberikan beberapa contoh sebagai berikut:

 

  • KPI Customer Support yang di bawah target dapat dijadikan Key Results

Jika Anda ingin mengukur keberhasilan tim Customer Support Anda, maka Anda dapat membuat KPI yang mengukur rata-rata waktu balasan untuk setiap pertanyaan atau keluhan pelanggan yang masuk. Jika Anda setuju dengan rata-rata waktu balasan 30 menit atau kurang, maka Anda akan dapat langsung melihat apakah target Anda terpenuhi atau tidak. Jika KPI menunjukkan saat ini rata-rata waktu balasan adalah 48 menit, Anda dapat membuat Objectives untuk meningkatkan customer support. Jika Anda ingin rata-rata waktu balasan turun dari 48 menit menjadi 30 menit, maka itu yang akan menjadi Key Results Anda. Apa yang akan Anda lakukan untuk mewujudkannya? Anda dapat merekrut Manajer Customer Support yang baru atau merampingkan proses.

 

  • Meningkatkan pengalaman pelanggan di Perusahaan

Salah satu KPI yang penting di Perusahaan adalah NPS (Net Promoter Score), di mana nilai -100 (minus seratus) menjadi yang terendah dan +100 (plus seratus) adalah skor tertinggi. Misalnya Anda ingin mencapai skor NPS sebesar 10 karena Anda ingin membuat para pelanggan bersemangat tentang produk dan layanan Anda. Jika Anda melihatnya turun di bawah 10, maka Anda akan segera membuat Objective untuk meningkatkan pengalaman para pelanggan, dengan Key Results untuk meningkatkan NPS dari angka X (saat ini) menjadi 10.

Referensi:

https://www.google.com/amp/s/blog.results.com/kp-s-vs.-okrs-what-is-the-difference%3fhs_amp=true

https://www.workpath.com/en/magazine/okr-vs-kpi-a-delineation/

https://www.google.com/amp/s/www.perdoo.com/blog/okr-vs-kpi/amp/

Bagaimana Cara Menjalankan OKR dengan Benar

OKR adalah metode penetapan Objective yang digunakan oleh banyak perusahaan sukses di seluruh dunia, khususnya di Silicon Valley, Amerika Serikat. Yang paling terkenal adalah Google. Agar OKR berfungsi untuk perusahaan Anda seperti yang dilakukan untuk Google, Anda harus melakukannya dengan benar. Berikut cara untuk menjalankan OKR yang benar dan efektif:
  • Menyosialisasikan OKR. Hal pertama yang harus dilakukan ketika menerapkan OKR adalah memastikan semua orang tahu apa itu OKR dan mau menggunakannya. Untuk itu, Anda bisa melakukan workshop atau rapat untuk menjelaskannya ke seluruh karyawan perusahaan. Langkah ini sangat penting jika Anda ingin semua anggota tim terlibat dalam proses OKR.
  • Merancang OKR. OKR diatur selama jangka waktu yang ditentukan. Biasanya, setiap tiga bulan. Tetapi Anda dapat mencoba kerangka waktu lain dan menemukan yang cocok untuk perusahaan Anda.
Saat menulis OKR Anda, ingatlah dua pertanyaan ini:
  1. Apa yang harus saya capai? Jawabannya memberikan Objective.
  2. Bagaimana saya akan menyelesaikan ini? Jawabannya adalah Key Results.
Objective Anda harus ambisius dan pasti. Key Results adalah apa yang jelas membuat Objective dapat dicapai. Mereka harus dapat diukur dan mengarah pada penilaian objektif. Penting untuk diketahui bahwa semua pihak yang terlibat harus setuju dengan Objective. Mereka seharusnya tidak didikte atau diamanatkan. Untuk mendapatkan komitmen yang tinggi, lebih dari 60% Objective harus dari bawah ke atas. Untuk setiap periode, OKR harus ditetapkan untuk setiap level dalam organisasi: perusahaan, tim, dan individu. Setiap level harus menetapkan tidak lebih dari 5 Objective dengan maksimal 5 Key Results untuk setiap Objective untuk membantu Anda mengerjakan hal-hal paling penting.
  • Menetapkan OKR perusahaan. Objective perusahaan adalah yang pertama kali Anda perlu tulis. Mereka biasanya ditulis oleh CEO atau pimpinan karena mereka tahu apa yang paling penting bagi perusahaan. Setelah ini selesai, semua level lain dapat menulis Objective mereka selaras dengan Objective perusahaan dan menemukan bagaimana mereka dapat berkontribusi padanya. OKR perusahaan adalah gambaran besar dan fokus teratas untuk seluruh perusahaan.
  • Menetapkan OKR tim. Objective tim ditulis dalam dua langkah. Untuk langkah pertama, CEO, atau pimpinan melakukan pertemuan dengan manajer dari masing-masing tim untuk menulis konsep Objective tim. Selanjutnya, masing-masing manajer melakukan pertemuan dengan anggota timnya untuk membahas dan meninjau semua Objective. Dengan cara ini, semua orang dalam tim terlibat dalam proses dan tahu persis apa yang harus dilakukan oleh tim mereka. Tim OKR harus menetapkan prioritas tim, bukan hanya kumpulan OKR individual.
  • Menetapkan OKR individu. OKR individu menentukan apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim. Pada akhir periode OKR, ia dapat menunjukkan kemajuan apa yang telah dibuat. Untuk menentukan Objective individu, karyawan yang terlibat mendiskusikan dengan manajernya untuk benar-benar mengetahui apa yang diharapkan. Ini adalah negosiasi dengan manajer dan keduanya harus setuju dengan daftar Objective yang ditentukan.
  • Meninjau OKR. Bagian terakhir dari pengaturan OKR untuk periode tersebut adalah siklus peninjauan. Anda sekarang dapat memperbaiki dan meningkatkan Objective tim dengan cara menyesuaikan semua Objective anggota tim. Objective perusahaan juga dapat dimodifikasi agar sesuai dengan semua Objective tim OKR. Ini adalah bagian yang sangat penting dari proses ini karena masing-masing akan terlibat dalam definisi Objective di setiap level.
  • Mengevaluasi OKR. Pada akhir periode, Anda harus mengevaluasi OKR Anda untuk mengukur pencapaian Anda. Keberhasilan ditentukan oleh nilai antara 60 dan 70%. Jika Anda mencapai kurang dari itu, itu bukan tanda kegagalan. Mungkin Objective Anda terlalu tinggi. Pada saat yang sama, jika Anda mencapai 100% dari Objective Anda, dianggap kurang ambisius. Setiap tingkat harus mempresentasikan hasil OKR dan menganalisis hasil dicapai. Sangat penting untuk belajar dari data OKR yang lama untuk meningkatkan hasil berikutnya. Jika suatu Objective belum tercapai, Anda dapat terus mengerjakannya di periode berikutnya, tetapi hanya jika Objective tersebut masih relevan. Jangan lupa untuk merayakan kemenangan kecil atau besar Anda. Ini akan mendorong tim Anda untuk mencapai lebih besar pada periode berikutnya.
Referensi: John Doerr; Measure What Matters; How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the Worls with OKRs https://medium.com/happierco-blog/steps-to-successfully-setup-okr-cd0251505dbb